Объединяя опыт
PRC360: Управление закупками.
Цели и задачи создания системы
Целью внедрения системы является повышение эффективности закупочной деятельности, в том числе:
- минимизация рисков нарушения требований 44, 223 федеральных законов, локальных процессов и нормативных актов, регулирующих проведение закупок на предприятиях и организациях;
- уменьшение трудозатрат на исполнение процессов закупочной деятельности;
- уменьшение влияния человеческого фактора.
Указанные цели, достигаются за счет решения следующих задач:
- обеспечения контроля и анализа соответствия планируемых закупок планируемому бюджету;
- реализации пономенклатурного контроля и анализа планируемых закупок;
- проведения централизованных закупок;
- обеспечения контроля необоснованного дробления одноименных закупок;
- обеспечения контроля сроков исполнения процессов закупочной деятельности;
- исключение возможности заключения договоров (доп. соглашений) без проведения закупочных процедур;
- обеспечения контроля исполнения договоров, заключенных по результатам проведения закупочных процедур;
- реализации автоматического формирования отчетов о проведенных закупках и заключенных договорах;
- обеспечения контроля и анализа исполнения Плана закупки;
- централизованное ведение данных поставщиков товаров, работ, услуг;
- ведение электронного архива и организация доступа к информации по всем проводимым, планируемым и проведенным закупкам;
- обеспечение информативности и прозрачности всех этапов закупочной деятельности Управляемых обществ в режиме реального времени.
Функциональная архитектура решения
Функциональная архитектура определяет целевой состав и взаимосвязь функций, обеспечивающих информационную поддержку процессов управления закупками и объединенных в соответствующие подсистемы.
В составе решения выделены следующие функциональные подсистемы:
- подсистема НСИ;
- подсистема планирования;
- подсистема подготовки к проведению закупки;
- подсистема управления проведением закупки;
- подсистема управления договорной работой;
- подсистема аналитической отчетности;
- интеграционная подсистема (решение предполагает взаимодействие со смежными информационными системами - бухгалтерского учета, бюджетного планирования, официальным сайтом госзакупок, торговой площадкой, корпоративной электронной почтой, системой электронного документооборота и т.д.);
- подсистема администрирования.