Объединяя опыт
DOCS360: Документы Компании.
Контроль создания и распространения корпоративной информации.
Вы всегда знаете в каком состоянии необходимые Вам документы.
Как обычно выглядит процесс создания документов в большинстве организаций? Определяется набор документов, требуемых для того или иного случая (отчетность, проектная, техническая документация, коммерческое предложение, договор или маркетинговые материалы и т.д.), прорабатывается структура документов, назначаются ответственные исполнители по конкретным разделам, согласующие, устанавливаются сроки исполнения. Вроде, все хорошо и к назначенному сроку мы ожидаем получить законченный и согласованный документ или пакет документов.
К сожалению, чаще всего мы не можем оперативно контролировать что же на самом деле происходит с документами в процессе подготовки и каким образом документы распространяются внутри организации и во вне ее? Идет ли по ним работа в плановом режиме, или сотрудники еще даже не приступали к их подготовке?
При этом, чаще всего, содержимое документов доступно чуть ли не всем, принимающим участие в их подготовке, рецензировании и согласовании. А ведь часть документа может быть конфиденциальной! Более того, ничто не мешает скопировать его на флешку, сфотографировать с экрана монитора, напечатать, отправить по электронной почте.
Решение Docs360 обеспечивает весь цикл существования электронных документов -от создания, до контроля распространения.
- Полный контроль над процессом создания корпоративных документов.
- Управляемый доступ к документам и их разделам как при создании, так и при чтении, распространении, печати.
- Увеличение эффективности и производительности.
Основные возможности при создании документов
- Создание из шаблонов.
- Определение структуры документа.
- Назначение ответственных исполнителей, рецензентов и согласующих.
- Определение прав доступа к документу и его разделам (редактирование, чтение, копирование, печать, защищенный режим).
- Ссылки на разделы других документов.
- Автоматическое сохранение версий документа.
- Контекстный поиск.
- Совместная, одновременная работа над документом, при котором пользователи видят новые непросмотренные изменения.
- Конфиденциальные комментарии и примечания.
- Просматривайте изменения, внесенные документ, выбранным сотрудником за определенный период времени, используя удобный фильтр.
- Параллельное редактирование нескольких документов.
Совместная подготовка документов.
Можете забыть про путаницу с бесконечными версиями документа, а сбор пакетов документации никогда не был настолько простым:
- работа над документом происходит в едином информационном пространстве, редактируется один документ.
- файл создается только тогда, когда он необходим. Чтобы поделиться документом, просто перешлите ссылку на него любым удобным способом или экспортируйте файл в один из распространенных форматов.
- теперь у Вас есть единая корпоративная библиотека шаблонов документов и пакетов документации, при этом шаблон документа содержит не только оформление, но и шаблоны для ролей пользователей, маршрутов согласований и возможных операций над документом.
Работа с блоками документа(разделами документа):
- поручите сотрудникам написание как всего документа, так и отдельных его блоков.
- ограничьте видимость, редактирование и прочие операции по блокам документов.
- настраивайте согласование отдельных блоков документа по принятым у Вас в компании регламентам.
Новый уровень безопасности при работе с документами.
- C помощью гибких настроек Вы сможете разделить компетенции между подразделениями Компании, что позволит сохранить конфиденциальность отдельных блоков документа и сделает невозможным злонамеренное искажение содержимого документа.
- Электронная подпись позволит идентифицировать и подтвердить личность пользователя.
- Возможность запрета операций Copy/Past.
- Ограничение возможности экспорта документа во внешний файл.
- Ограничение возможности печати документа.
- Специальный защищенный режим.
Специальный защищенный режим:
Применяется при работе с данными, требующими самый высокий уровень безопасности.
Шифрование данных.
Обеспечивается шифрование данных сертифицированными алгоритмами.
Watermarks.
Отображение специального фона в документе на экране монитора для предотвращения фотографирования конфиденциальной информацией.
Запись видео.
Используется встроенная или подключаемая камера для записи процесса работы над документом.
Архивирование и восстановление данных.
Для обеспечения целостности и доступности данных и сервисов приложения используются следующие механизмы:
- Репликации данных на дополнительные сервера, например в географически распределенном кластере.
- Возможность настройки процесса автоматического экспорта данных в защищенное хранилище любого типа.
Процессы при работе с документами.
- Встроенные механизмы автоматизации бизнес процессов позволяют реализовать любые правила согласования документов и автоматизировать любые операции.
- Визуальный редактор позволяет определять процессы работы с документами, их рецензирования и согласования без вовлечения программистов, в сответствии со стандартами организации.
- Для разных типов документов можно определять независимые процессы.
Дополнительные возможности.
Нотификация и эскалация: в соответствии с определенными правилами система контролирует процессы создания документов и разделов документов.
Статистика: отслеживание готовности, отчеты по активности сотрудников при подготовке документов.
Генерация печатных форм документов: создание печатных документов в строгом соответствии с корпоративными стандартами.
Интеграция с любыми системами хранения: автоматическая синхронизация со сторонними файловыми хранилищами.
Резервное копирование документов: версии и возврат к любому моменту.
Интеграция Системы происходит в кратчайшие сроки и с минимальными затратами благодаря следующим факторам:
- Интуитивно понятный интерфейс не требует длительного обучения.
- Использование набора готовых коннекторов, позволяют произвести быструю интеграцию с большинством популярных информационных систем, присутствуют компоненты для сквозной авторизации и аутентификации через существующие в компании директории пользователей.
- Использование API для работы с документами позволяет быстро провести интеграцию с любой корпоративной системой.