DOCS360: Документы Компании.

Контроль создания и распространения корпоративной информации.

Вы всегда знаете в каком состоянии необходимые Вам документы.

Как обычно выглядит процесс создания документов в большинстве организаций? Определяется набор документов, требуемых для того или иного случая (отчетность, проектная, техническая документация, коммерческое предложение, договор или маркетинговые материалы и т.д.), прорабатывается структура документов, назначаются ответственные исполнители по конкретным разделам, согласующие, устанавливаются сроки исполнения. Вроде, все хорошо и к назначенному сроку мы ожидаем получить законченный и согласованный документ или пакет документов.

К сожалению, чаще всего мы не можем оперативно контролировать что же на самом деле происходит с документами в процессе подготовки и каким образом документы распространяются внутри организации и во вне ее? Идет ли по ним работа в плановом режиме, или сотрудники еще даже не приступали к их подготовке?

При этом, чаще всего, содержимое документов доступно чуть ли не всем, принимающим участие в их подготовке, рецензировании и согласовании. А ведь часть документа может быть конфиденциальной! Более того, ничто не мешает скопировать его на флешку, сфотографировать с экрана монитора, напечатать, отправить по электронной почте.

Решение Docs360 обеспечивает весь цикл существования электронных документов -от создания, до контроля распространения.

  1. Полный контроль над процессом создания корпоративных документов.
  2. Управляемый доступ к документам и их разделам как при создании, так и при чтении, распространении, печати.
  3. Увеличение эффективности и производительности.

Основные возможности при создании документов

  • Создание из шаблонов.
  • Определение структуры документа.
  • Назначение ответственных исполнителей, рецензентов и согласующих.
  • Определение прав доступа к документу и его разделам (редактирование, чтение, копирование, печать, защищенный режим).
  • Ссылки на разделы других документов.
  • Автоматическое сохранение версий документа.
  • Контекстный поиск.
  • Совместная, одновременная работа над документом, при котором пользователи видят новые непросмотренные изменения.
  • Конфиденциальные комментарии и примечания.
  • Просматривайте изменения, внесенные документ, выбранным сотрудником за определенный период времени, используя удобный фильтр.
  • Параллельное редактирование нескольких документов.

Совместная подготовка документов.

Можете забыть про путаницу с бесконечными версиями документа, а сбор пакетов документации никогда не был настолько простым:

  • работа над документом происходит в едином информационном пространстве, редактируется один документ.
  • файл создается только тогда, когда он необходим. Чтобы поделиться документом, просто перешлите ссылку на него любым удобным способом или экспортируйте файл в один из распространенных форматов.
  • теперь у Вас есть единая корпоративная библиотека шаблонов документов и пакетов документации, при этом шаблон документа содержит не только оформление, но и шаблоны для ролей пользователей, маршрутов согласований и возможных операций над документом.

Работа с блоками документа(разделами документа):

  • поручите сотрудникам написание как всего документа, так и отдельных его блоков.
  • ограничьте видимость, редактирование и прочие операции по блокам документов.
  • настраивайте согласование отдельных блоков документа по принятым у Вас в компании регламентам.

Новый уровень безопасности при работе с документами.

  • C помощью гибких настроек Вы сможете разделить компетенции между подразделениями Компании, что позволит сохранить конфиденциальность отдельных блоков документа и сделает невозможным злонамеренное искажение содержимого документа.
  • Электронная подпись позволит идентифицировать и подтвердить личность пользователя.
  • Возможность запрета операций Copy/Past.
  • Ограничение возможности экспорта документа во внешний файл.
  • Ограничение возможности печати документа.
  • Специальный защищенный режим.

Специальный защищенный режим:

Применяется при работе с данными, требующими самый высокий уровень безопасности.

Шифрование данных.

Обеспечивается шифрование данных сертифицированными алгоритмами.

Watermarks.

Отображение специального фона в документе на экране монитора для предотвращения фотографирования конфиденциальной информацией.

Запись видео.

Используется встроенная или подключаемая камера для записи процесса работы над документом.

Архивирование и восстановление данных.

Для обеспечения целостности и доступности данных и сервисов приложения используются следующие механизмы:

  • Репликации данных на дополнительные сервера, например в географически распределенном кластере.
  • Возможность настройки процесса автоматического экспорта данных в защищенное хранилище любого типа.

Процессы при работе с документами.

  • Встроенные механизмы автоматизации бизнес процессов позволяют реализовать любые правила согласования документов и автоматизировать любые операции.
  • Визуальный редактор позволяет определять процессы работы с документами, их рецензирования и согласования без вовлечения программистов, в сответствии со стандартами организации.
  • Для разных типов документов можно определять независимые процессы.

Дополнительные возможности.

Нотификация и эскалация: в соответствии с определенными правилами система контролирует процессы создания документов и разделов документов.

Статистика: отслеживание готовности, отчеты по активности сотрудников при подготовке документов.

Генерация печатных форм документов: создание печатных документов в строгом соответствии с корпоративными стандартами.

Интеграция с любыми системами хранения: автоматическая синхронизация со сторонними файловыми хранилищами.

Резервное копирование документов: версии и возврат к любому моменту.

Интеграция Системы происходит в кратчайшие сроки и с минимальными затратами благодаря следующим факторам:

  • Интуитивно понятный интерфейс не требует длительного обучения.
  • Использование набора готовых коннекторов, позволяют произвести быструю интеграцию с большинством популярных информационных систем, присутствуют компоненты для сквозной авторизации и аутентификации через существующие в компании директории пользователей.
  • Использование API для работы с документами позволяет быстро провести интеграцию с любой корпоративной системой.

Документация по продукту "DOCS360: Документы компании."